No faltan consejos sobre gestión del tiempo, pero las estrategias que dan resultado son aquellas que son lo suficientemente sencillas como para aplicarlas de forma constante y lo suficientemente flexibles como para adaptarse a la vida real. A continuación, te presentamos algunos enfoques que suelen funcionar bien para un amplio abanico de personas.
Empieza el día identificando tus tres prioridades principales. No se trata de una lista de 20 tareas pendientes, sino solo de las tres cosas que marcarían la mayor diferencia si las hicieras hoy. Dedica primero tu mejor energía a estas tareas, antes de que las reuniones y los correos electrónicos acaparen toda tu atención.
La técnica de «time blocking» es muy eficaz. En lugar de mantener una lista de tareas vagamente definida, reserva en tu agenda franjas horarias concretas para tareas específicas. Por ejemplo, de 9:00 a 10:30 para trabajar en profundidad en proyectos, de 10:30 a 11:00 para responder correos electrónicos y de 11:00 a 12:00 para reuniones. Esto aporta estructura y ayuda a evitar que el tiempo dedicado al trabajo concentrado se vea consumido por tareas reactivas.
Aprende a distinguir entre tareas urgentes e importantes. Las tareas urgentes exigen una atención inmediata, pero es posible que no contribuyan a tus objetivos. Las tareas importantes impulsan un progreso significativo, pero pueden posponerse fácilmente. Si tu día se ve constantemente absorbido por lo urgente, nunca llegarás a realizar tu trabajo importante. Reserva tiempo para el trabajo importante pero no urgente, igual que lo harías con una reunión.
Agrupa las tareas similares. Responde a todos tus correos electrónicos de una sola vez, en lugar de consultar el correo cada pocos minutos. Agrupa tus llamadas telefónicas. Realiza las tareas administrativas en una sola sesión. El cambio de contexto (pasar de una tarea a otra sin relación entre sí) es uno de los mayores factores ocultos que merman la productividad.
Por último, deja un margen de tiempo. Si tienes cada minuto del día planificado, incluso un pequeño retraso puede provocar un efecto dominó. Dejar pequeños intervalos entre tareas te da un respiro y te permite hacer frente a los imprevistos.
La gestión del tiempo no consiste en hacer más cosas, sino en asegurarse de dedicar el tiempo a lo que realmente importa.
